IKS-Software für digitales Kontrollmanagement
Mit TopEase, der GRC-Plattform von F24, dokumentieren, steuern und bewerten Sie IKS-Kontrollen in einer zentralen Datenbasis. Aufgaben, Fragenkataloge und Assessments lassen sich strukturiert bearbeiten und mit Risiken, Prozessen und weiteren Assets verknüpfen.
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Was ist das TopEase-Kontroll-Modul?
Das TopEase-Kontroll-Modul ist eine IKS-Software für das zentrale Management interner Kontrollen. Eine interne Kontrolle kann beispielsweise eine Freigabe, ein Vier-Augen-Prinzip, eine Abstimmung oder eine regelmässige Prüfung sein.
Ein internes Kontrollsystem (IKS) umfasst alle Grundsätze, Verfahren und Massnahmen, mit denen Unternehmen die Wirksamkeit ihrer Prozesse, die Einhaltung von Vorgaben und die Zuverlässigkeit ihrer Berichterstattung sicherstellen.
Mit TopEase dokumentieren Sie Kontrollen zentral, definieren und messen Kontrollvorgaben, konsolidieren Control Assessments – die Bewertung der Wirksamkeit interner Kontrollen – und werten Ergebnisse über Kontroll-Dashboards und eine Risiko-Kontroll-Matrix aus. Alles in einer redundanzfreien Datenbasis.
Warum Excel und verstreute Nachweise beim Kontrollmanagement an ihre Grenzen stoßen
Verstreute Nachweise führen zu unklaren Kontrollstatus
Viele Unternehmen dokumentieren interne Kontrollen noch in Excel-Listen, per E-Mail-Abfragen und in separaten Nachweisordnern. Die Folge: unklare Kontrollstatus, veraltete Nachweise, fehlende Prüfpfade und ein hoher manueller Aufwand, besonders vor Audits und Revisionsprüfungen.
Eine zentrale Datenbasis für prüfsichere Kontrollen
TopEase löst diese Probleme mit einer zentralen, nachvollziehbaren Datenbasis für alle Kontrollen. Kontrollvorgaben, Verantwortlichkeiten, Testergebnisse und Maßnahmen werden strukturiert dokumentiert – mit transparenten Prüfpfaden für Management, Audit und Revision.
Der Kontrollprozess als durchgängiger Kreislauf
TopEase bildet den gesamten Kontrollprozess in einem geschlossenen Kreislauf ab: Kontrollen definieren, Aufgaben verteilen, Durchführung dokumentieren, Wirksamkeit bewerten, Massnahmen ableiten und Ergebnisse auswerten. Jeder Schritt greift in den nächsten – ohne Medienbrüche und ohne verstreute Excel-Listen.
Weil alle Kontrollen, Verantwortlichkeiten, Testergebnisse und Massnahmen auf einer zentralen, redundanzfreien Datenbasis liegen, entstehen transparente Prüfpfade für Management, Audit und Revision – und Reports lassen sich auf Knopfdruck erzeugen.
So wird der Kreislauf zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Aus jeder Auswertung entstehen wieder neue oder angepasste Kontrollen – das IKS bleibt laufend aktuell, statt einmal jährlich fürs Audit rekonstruiert zu werden.
Kontrollen mit Risiken, Prozessen und Assets verknüpfen
TopEase verbindet jede Kontrolle nativ mit den Objekten, die sie absichert – Risiken, Prozessen, Organisationseinheiten, Applikationen, Infrastruktur und Lieferanten. So steht jede Kontrolle in ihrem Kontext, statt isoliert in einer Liste.
Über die Risiko-Kontroll-Matrix wird auf einen Blick sichtbar, welche Kontrolle welches Risiko abdeckt – Lücken und Redundanzen fallen sofort auf. Das Ergebnis: integriertes GRC statt isolierter Kontrolllisten, auf einer redundanzfreien Datenbasis.
Funktionen der TopEase IKS-Software
Kontrollen definieren
Alle IKS-Kontrollen zentral erfassen, Kontrollziele definieren und Sollwerte hinterlegen – strukturiert und versioniert statt in verstreuten Excel-Listen. Der Vorteil: Alle Kontrollen an einem Ort, ohne Suche in Dateiablagen und E-Mail-Postfächern.
Aufgaben verteilen
Workflow-gesteuerte Fragenkataloge und Kontrollaufgaben werden automatisch an die zuständigen Personen verteilt, verfolgt und erinnert. Der Vorteil: Weniger manueller Abstimmungsaufwand, da keine E-Mail-Nachverfolgung mehr nötig ist..
Durchführen & dokumentieren
Kontrollen durchführen und die Wirksamkeit testen, mit vollständigem, revisionssicherem Prüfpfad. Der Vorteil: Prüfbare Nachweise für Audit und Revision und eine entspanntere Prüfungsvorbereitung.
Wirksamkeit bewerten
Mehrere Control Assessments gleichzeitig durchführen und die Ergebnisse in einem Schritt konsolidieren, mit vordefinierten Antworten und Anlagen. Der Vorteil: Keine Doppelerfassung und eine schnellere Bewertung auch bei vielen Kontrollen.
Massnahmen ableiten
Bei festgestellten Lücken direkt Massnahmen mit Verantwortlichem und Frist erfassen und bis zur Umsetzung nachverfolgen. Der Vorteil: Aus Kontrollergebnissen werden nachvollziehbare Massnahmen statt offener Findings.
Auswerten & berichten
Kontroll-Dashboard, Massnahmenübersicht und regelbasiertes Berichtswesen liefern den aktuellen Kontrollstatus; Reports entstehen automatisiert. Der Vorteil: Schnellere Auskunftsfähigkeit gegenüber Management, Audit und Revision – Reports auf Knopfdruck.
So begleitet TopEase eine Kontrolle – Schritt für Schritt
Nehmen wir eine klassische interne Kontrolle: Zahlungen über 10.000 € müssen von zwei Personen freigegeben werden. So begleitet TopEase diese Kontrolle über den gesamten Prozess:
1. Kontrollen definieren
Kontrollen definieren
- Die Kontrolle wird angelegt: Zahlungen über 10.000 € erfordern die Freigabe durch zwei Personen. Ziel, Häufigkeit und Verantwortliche sind hinterlegt.
2. Aufgaben verteilen
Aufgaben verteilen
- TopEase weist die Freigabe automatisch den beiden zuständigen Personen zu und erinnert sie fristgerecht – ohne manuelles Nachhaken per E-Mail.
3. Durchführen & dokumentieren
Durchführen & dokumentieren
- Jede Freigabe wird mit Zeitstempel und Beleg revisionssicher protokolliert; der Prüfpfad entsteht automatisch.
4. Wirksamkeit bewerten
Wirksamkeit bewerten
- Im Assessment wird geprüft, ob die Kontrolle wie vorgesehen greift – etwa ob wirklich zwei Freigaben vorliegen.
5. Massnahmen ableiten
Massnahmen ableiten
- Zeigt sich eine Lücke, etwa eine fehlende zweite Freigabe, wird direkt eine Massnahme mit Verantwortlichem und Frist erfasst.
6. Auswerten & berichten
Auswerten & berichten
- Kontroll-Dashboard und Risiko-Kontroll-Matrix zeigen Management, Audit und Revision jederzeit den Status – Reports auf Knopfdruck.
Das Ergebnis: Statt einer Excel-Liste mit ungeklärtem Status sehen IKS-Verantwortliche, Management und Revision auf einen Blick, welche Kontrolle wie wirksam ist und wo gehandelt werden muss.
Für wen eignet sich das TopEase-Kontrolle-Modul?
Das TopEase-Kontroll-Modul eignet sich dank modularem Aufbau und skalierbarer Lizenzierung sowohl für etablierte Konzerne als auch für wachsende Unternehmen.
Mehr als ein isoliertes IKS-Tool
Kontrollen wirken nur dann, wenn sie im Zusammenhang mit Risiken, Prozessen und Assets betrachtet werden. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einem einfachen IKS-Tool und der TopEase GRC-Plattform: In TopEase sind Kontrollen in einer gemeinsamen Datenbasis nativ mit Risiken, Prozessen, Assets und Maßnahmen verknüpft. Zusätzlich lassen sich Abhängigkeiten zu Regularien, Gesetzen oder Verträgen modellieren und dokumentieren.
Das Kontrollmanagement-Modul lässt sich mit weiteren TopEase-Modulen verbinden, darunter Risikomanagement, Prozessmanagement und Assetmanagement (EAM).
So funktioniert digitales Kontrollmanagement mit TopEase in der Praxis
- Kontrollen definieren
- Aufgaben verteilen
- Durchführen & dokumentieren
- Wirksamkeit bewerten
- Maßnahmen ableiten
- Auswerten & berichten
Durchführen & dokumentieren
“TopEase ermöglicht uns eine ganzheitliche Sicht auf unsere Risiko- und Governance-Daten. Die Stärke liegt im zugrunde liegenden Modell, das Abhängigkeiten und Einflussfaktoren transparent macht.“
A. Meier, Raiffeisen Schweiz Genossenschaft
Häufige Fragen zur IKS-Software TopEase
Wir sind für Sie da.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu TopEase.
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Erleben Sie in einer kostenlosen Live-Demo , wie TopEase Ihr internes Kontrollsystem digitalisiert: von der zentralen Kontrolldokumentation über Control Assessments bis zur Risiko-Kontroll-Matrix. Unsere Expert:innen zeigen Ihnen die Plattform live, abgestimmt auf Ihre konkreten IKS-Anforderungen.
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